Arrange Appointments Effectively

Dating seems to be a relatively simple job, but there are still a lot of skills and considerations to do well in appointments. The following list will help the Secretary to do a better job.

　　★具体措施　　☆一天中的某一段时间，上司很可能希望留下作处理日常事务用，应该在心中记住这一点； 　　☆在两个外出约会之间，要留有充足的路上所需的时间； 　　☆会议所用的时间很可能会超过预计的时间，鉴于这种情况，需要时，应该向要求来拜会的客人说明这种困难；如果是非常重要人物来访，上司为了赴约可能中途退出会议； 　　☆一般说来，约会是通过电话联系的，在打电话的同一天，应该写广封信证实电话联系内容，该信件须留一份副本，作为该谈话的永久性存档，事情办理情况应以便条形式写给上司留存备查； 　　☆如果来电话者要求安排约见，而日期、时间都已谈妥，则应记下来电话者的姓名、地址和电话号码，以备将来因故改变日期或时间，需要与来电者联系时使用； 　　☆给饭店

A letter should be addressed to the manager.

The hotel's address and related circumstances should be noted in reference books. When contacting social activities, because social activities include the participation of the wife of the boss, no matter whether the activity is held during the day or in the evening, it is necessary to ask if each of the activities is convenient for the young lady to attend, and then to accept her invitation on behalf of her; if the wife is a businessman or a professional woman, sometimes she will ask her husband to attend various social activities related to her circle of activities.

因而，在联系上司自己的社交活动时，要经常注意与上司的夫人合作，这种合作需要做到何种程度，取决于上司对他的夫人和他夫人的社交活动的个人选择； 　　☆如果上司外出，不要在他回来的当天安排约会； 　　☆如果秘书为上司安排一个外面的约会，在他离开办公室之前，打电话再确定一下； 　　☆在星期一早晨、星期五下午以及假日前后的那些日子里，少安排约会； 　　☆注意千万不要在周末或假日安排约会，要记住对方的假日可能和自己的公司不同； 　　☆安排约会时，一定要解释：约会的内容是得到上司同意的； 　　☆对约会的时间提出建议时，不要随便提那些不确定的时间，如：“你喜欢什么时候和尼古拉先生见面?” 　　☆如果知道约会可能推迟，要解释并打电话给有关的人，再确定一下以后

If you arrange appointments for your colleagues, give him a hint, write the date, time and the room number of the office; write down the telephone number of the person you have dated, so that you may notice further in case of cancellation or change of appointment.