会議の効率が高くない原因と解決案

会議の効率が悪い原因と予防的な管理

     1、会议的通病──效率不高 

王さんは会社の社員です。彼は会社の会議に対して自分の考えを持っています。彼の考えは多くの会社の会議の現状を反映しています。

    很多公司往往由於以下原因，开会效率低下： 

     公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。 

     许多主管对於何时开会几乎都不徵询员工的意见。这使得员工疲於奔命，甚至得延後或放弃叁加其他会议。

一部の従業員は重要な取引先や政府関係者と約束していますので、出席できません。

その場に来た人は、議題に一番近い人ではないので、準備が足りない、あるいは準備が全然間に合わないです。

2、会議の効率が悪い原因会議の効率が悪いのは、通常以下の7つの原因によるものです。

この7つの原因の中で、3つの原因は会議の「致命傷」で、特に注意が必要です。

この3つの理由は、司会者のスキル、会議の場所、会議の準備です。

     高效会议的八大特徵 

効率の悪い会議とは対照的に、効率のいい会議は、会議の効率を低下させるさまざまな不利な要素を十分に克服しました。

効率的な会議は8つの特徴を持っています。

会議が正式に開催される前に、効率的な会議の特徴8つを一覧表示し、随時検証し、予防的な管理を十分に行い、これから開催される会議を本当の意味での効率的な会議にすることを提案します。

     会议规范 

会議規範には3つの部分が含まれています。会議の時間配分の規範、固定的な会議の流れ規範及び会議の規範そのものです。

     1、会议时间安排的规范 

     上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。 

     上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。 

     上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。 

     下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。 

     2、会议规范本身 

会議規範とは、みんなが合意した会議のルールです。

会議規範には主に以下の条項が含まれています。

     所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有叁会人的开会时间。超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。所有与会者都要准备在会上发言。 准时开始，准时结束。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮\"黑脸\".会议结束2-3天後，所有与会者应拿到会议记录。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。必要时请第三方监控，以保证会议质量。固定的会议流程规范 。固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。 

   （1）一个中心一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： 

会議の開始には、歓迎の挨拶、会議の目的の説明、議事日程の交流、時間の手配、関連規則制度の紹介、議事録の指定などがあります。

会議を終えます。具体的にはまとめます。次の会議を手配します。

   （2）两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束後的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会後的跟踪工作。会前的准备工作与会後的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。 

   「本讲总结」 

会議の効率がよくないのは、目下多くの会議の現状です。

そのため、会議の効率が悪い原因を見つけることが重要です。

通常7つの要因により、会議の効率が低下します。これらの要因に対して、会議前に予防的な管理を十分に行うべきです。

それと同時に、何が効率的な会議なのか、会議のルールが何なのかを知ることが大切です。これらを把握してこそ、会議の効率を向上させるためには、正面から導いてくれます。