電子ファイルを巧みに利用して利点を保存します。

★操作が便利で、ファイルを形成する前の電子ファイルは、増加、削除、変更などが便利で、しかも変更後は何の痕跡も残さず、ファイルページの清潔さを保証しています。

そして電子ファイルは高い標準性を持っていますので、電子ファイルの検索に便利です。

一枚の紙のファイルはいつ、どこでそれに接触できる人に読ませますが、電子ファイルはその処理環境がコンピュータとネットワーク技術ですので、この制限を受けなくてもいいです。

インターネットで電子ファイルを転送する時間は秒で計算されますが、同じ距離の紙のファイル転送は天で計算されます。両者の速度の違いは非常にはっきりしています。

また、一つの端末上の電子ビームも同時にいくつかのネットワーク端末に送ることができます。このような電子ファイルは、記憶媒体によって制限されないという特徴があり、利用者に共有の感覚を生み出し、時間と空間の制約を脱することができます。

膨大な紙質ファイルと限られた記憶空間の間には日増しに激しい矛盾が存在し、電子ファイルが占める極少量の空間はこの矛盾をうまく解決できる。例えば、一枚の光ディスクの容量は600 MB～4 000 MBに達し、35万枚の印刷用紙の文字情報や10万ページの画像情報を保存できる。

また、記憶媒体を移動させずに情報だけを扱うと、電子ファイルの重さや体積はほとんどなく、紙の大きさに比べて明らかになる。

_★マルチメディアコンピュータの応用に伴い、電子ファイルの形態も多様化した。

文字、図形、音声、映像などの多くのメディア情報は単独でまたは互いに電子ファイルの内容に組み合わせることができます。これは電子ファイルのマルチメディア集積性をもたらして、電子ファイルは紙のファイルより更に全面的で、イメージ、生き生きとしています。

_★コピーすると情報が失われにくくなります。紙質のファイルをコピーしたり、縮小したものをコピーしたりすると、鮮明度が落ちたり、ゆがんだり、情報がなくなったりすることがよくあります。電子ファイルのコピーは、デジタル化された情報処理なので、これらの問題はほとんどありません。

だから、コピーした電子ファイルは元の電子ファイルと何の区別もありません。